Penerapan Manajemen Mutu

PENERAPAN MANAJEMEN MUTU

 DALAM PROSES PENERIMAAN KARYAWAN

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Di zaman modern saat ini banyak perusahaan bersaing untuk menjadi yang terbaik untuk mengikuti perkembangan jaman. Perusahaan ingin mendapat hasil yang lebih bermutu karena jika tidak demikian maka akan mempengaruhi kelangsungan dari perusahaan tersebut. Maka dari itu setiap perusahaan di harapkan dapat menerapkan manajemen mutu dalam proses penerimaan karyawan, karena dari sini perusahaan akan mendapatkan karyawan yang dapat bekerja dengan baik untuk perusahaannya.

Investasi di bidang Sumber Daya Manusia merupakan investasi yang sangat penting, sekaligus memerlukan perhatian khusus dalam penanganannya. Sebagai salah satu elemen perusahaan,  Manajemen Sumber Daya Manusia tidak dapat dipisahkan dari bidang manajemen lainnya dalampencapaian tujuan perusahaan. Perencanaan dan usaha pemenuhan kebutuhan Sumber Daya Manusia,yang dilakukan dalam seleksi, bila dikelola secara profesional akan sangat menentukan mutu dan kesuksesan perusahaan. Dengan kata lain seleksi yang efektif akan memperoleh sumber daya yang

baik untuk jangka waktu yang lebih panjang.

TUJUAN PENELITIAN

Berkaitan dengan latar belakang diatas, maka tujuan penelitian adalah membangun sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) seleksi penerimaan karyawan untuk membantu memperoleh hasil seleksi  penerimaan karyawan untuk menciptakan produktivitas kerja tinggi, loyalitas tinggi, sehingga produktivitas perusahaan dapat lebih ditingkatkan dari saat ini serta mengidentifikasi faktor-faktor penentu dalam seleksi penerimaan karyawan pada posisi tertentu.

A.   Pengertian dan Manfaat Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen Mutu Terpadu (TQM) adalah proses manajemen komprehensif yang berfokus pada

perbaikan yang terus menerus dari aktifitas organisasi untuk menajamkan kualitas

dan jasa yang ditawarkan.

Gaspersz (2005 ) menyatakan bahwa :

Manajemen mutu terpadu merupakan pendekatan Manajemen sistimatik

yang berorientasi pada organisasi , pelanggan dan pasar melalui kombinasi

menciptkan peningkatan secara signifikan dalam kualitas, produktifitas manajemen

adalah merupakan antara pencarian fakta praktis dan penyelesaian masalah, guna

mencipta peningkatan secara signifikan dalam kualitas, produktifitas dan kinerja lain dari organisasi.

Total Quality Management (TQM) adalah suatu cara meningkatkan perfomansi

scara terus menerus ( continuos performance improvement ) pada setiap level operasi

atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan

semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.

Definisi lainnya menyatakan TQM merupakan suatu pendekatan dalam

menjalankan usaha yang mencoba memaksimumkan daya saing organisasi melalui

perbaikan terus menerus atas produk, jasa, manusia dan lingkungannya (Tjiptono dan

Diana 2001).kan peningkatan secara signifikan dalam kualitas, produktifitas dan

Menurut Ishikawa (1992) manajemen mutu terpadu adalah :

Sistem manajemen yang menempatkan mutu sebagai strategi usaha, melibatkan setiap

fungsi dan anggota organisasi dalam upaya peningkatan mutu dan berorientasi

sepenuhnya pada kepuasan pelanggan dan karyawan.

Selanjutnya menurut Nasution (2001) Total Quality Management adalah

perpaduan semua fungsi ke dalam falsafah holistis yang dibangun berdasarkan

konsep kualitas, team work, produktivitas dan pengertian serta kepuasan pelanggan.

1 .Pengertian Total

Menunjukkan bahwa TOM merupakan strategi organisasinal menyeluruh yang

melibatkan semua jenjang dan jajaran manajemen serta karyawan.

Setiap orang terlibat dalam proses TQM. Lebih lanjut, kata Total berarti bahwa

TQM mencakup tidak hanya pengguna akhir dan pembeli eksternal saja, tetapi

juga pelanggan internal, pemasok bahkan personalia yang mendukung.

2 Pengertian kualitas

Bukan berarti sekedar produk bebas cacat, tetapi TQM lebih menekankan

pelayanan kualitas. Kualitas didefinisikan oleh pelanggan, bukan organisasi atau

manajer departemen pengendalian kwalitas. Kenyataan bahwa ekspetasi

pelanggan bersifat individual, tergantung pada latar belakang sosial ekonomis

dan karateristik demografis, mempunyai implikasi penting : kualitas bagi

seorang pelanggan mungkin tidak sama bagi pelanggan lain. Tantangan TQM

adalah menyajikan kualitas bagi pelanggan.

3. Pengertian Manajemen

Mengandung arti bahwa TQM merupakan pendekatan manajemen, bukan

pendekatan teknis pengendalian kwalitas yang sempit. Pendekatan TQM sangat

berorientasi pada manajemen orang. Implementasi TQM mensyaratkan

perubahan organisasional dan manajerial total dan fundamental, yang

mencakup misi, visi, orientasi strategis dan berbagai praktek manajemen vital

lainnya.

Menurut Nasution (2001) yang membedakan Total Quality Management

(TQM) dengan pendekatan-pendekatan lain dalam menjalankan usaha adalah

komponen-komponennya. Komponen ini memiliki sepuluh unsur utama, yaitu : focus

pada pelanggan, obsesi terhadap kualitas, pendekatan ilmiah, komitmen jangkapanjang, kerjasama tim (teamwork), perbaikan system secara berkesinambungan,pendidikan dan pelatihan, kebebasan yang terkendali, kesatuan tujuan dan adanyaketerlibatan dan pemberdayaan karyawan.Seperti apapun TQM didefisikan, yang lebih penting adalah bagaimanamengimplementasikan TQM dengan menggunakan prinsip-prinsip dalam sisten TQMsecara utuh agar berhasil dalam penerapannya, memberikan nilai tambah danberdampak positif bagi organisasi., pegawai dan pelanggan. Bila TQMdiimplementasikan tidak tepat malah menjadi sumber pemborosan, hal ini bukantidak sering terjadi meskipun kedengarannya ironis.

Total Quality Management memberikan jaminan bagi pelanggan, bahwa

organisasi mempunyai tanggung jawab tentang kualitas dan mampu menyediakan

produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan mereka. Sebuah Organisasi

yang memahami mengapa mereka memperkenalkan Total Quality Management dapat

menerapkan suatu system yang fleksibel yang cocok bagi mereka sendiri dan

menyadari manfaat serta keefektifan yang dihasilkan oleh Total Quality Management

Total Quality Management yang efektif harus dapat memastikan bahwa

kegiatan-kegiatan bisnis diawasi dan didokumentasikan. Hal ini memungkinkan

setiap orang mengetahui apa yang mereka kerjakan dan bagaimana mereka

mengerjakannya. Sebagai hasilnya, inefisiensi dan pemborosan dapat ditentukan

sasarannya dan kemudian dihilangkan. Manfaat Total Quality Management yang

efektif banyak sekali tetapi hal tersebut hanya dapat direalisasikan oleh perusahaan

yang mengenalinya; terikat erat dengan Total Quality Management: menyita waktu

dan sulit untuk menerapkan sistem hasil pertimbangan sempurna yang sesuai dengan

organisasi yang dapat memajukan tujuan-tujuan bisnis.

Berikut ini adalah manfaat-manfaat umum sebuah Total Quality Management

            Jumlah tenaga kerja yang besar merupakan tenaga kerja yang langsung berhubungan denganproduksi. Dalam melaksanakan aktivitasnya, perusahaan tentunya membutuhkan banyak karyawandengan berbagai macam keahlian dan tingkat pendidikan. [1] Untuk berbagai posisi jabatan danjenjang diperlukan berbagai kualifikasi personil. Misalnya ketelitian, merupakan syarat mutlak untuk bagian keuangan. Sedangkan kemampuan berkomunikasi, merupakan syarat mutlak untuk bagian

penjualan. Menentukan prasyarat untuk berbagai posisi dalam perusahaan dan melihat kemampuan khusus dari calon karyawan yang memenuhi prasyarat tertentu dalam pertemuan yang singkat adalah tugas dan tanggung jawab yang besar, karena itu dibutuhkan kejelian agar tidak terjadi salah pilih atau salah penempatan. Kesalahan dalam memilih orang yang tepat sangat besar dampaknya bagi perusahaan atau organisasi. Hal tersebut bukan saja karena proses rekrutmen & seleksi itu sendiri telah

menyita waktu, biaya dan tenaga, tetapi juga karena menerima orang yang salah untuk suatu jabatan akan berdampak pada efisiensi, produktivitas, dan dapat merusak moral kerja karyawan yang bersangkutan dan orang-orang di sekitarnya.

            Lowongan pekerjaan bisa timbul karena adanya seorang karyawan yang berhenti dan pindah keorganisasi yang lain. Mungkin pula lowongan terjadi karena adanya karyawan yang di berhentikan dengan terhormat ataupun dengan tidak terhormat, alasan lain karena ada karyawan yang meninggal dunia. Perlu ditekankan bahwa kegiatan seleksi di dasarkan pada perencanaan Sumber Daya Manusia,

karena dalam rencana tersebut telah di tetapkan berbagai persyaratan yang harus di penuhi oleh orang–orang yang ingin bekerja dalam organisasi yang bersangkutan artinya, dengan mendasarkan pada rencana Sumber Daya Manusia, preferensi para manajer, para pencari tenaga kerja akan memiliki gambaran yang lengkap tentang tuntunan pekerjaan yang harus di penuhi oleh tenaga kerja baru/calon

karyawan.

             Prediksi kinerja dalam proses manajemen terjadi pada proses seleksi tenaga kerja. Dalam proses ini, manajemen harus memperhatikan prosedur penerimaan tenaga kerja yang benar dan layak dipercaya untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas (Ashton [2]).

            Selama ini pihak manajemen personalia kadang merasa kesulitan melakukan penilaian tersebut secara langsung. Oleh karena itu biasanya dilakukan tes psikologi yang dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yaitu :

 1. Tes Kepribadian;

 2. Tes Bakat;

 3. Tes Inteligensi; dan

 4. Tes Prestasi

 5.  Tes psikologi secara umum akan menunjukkan keadaan emosional seseorang,                  

Walaupun tidak selalu demikian (Peter Lauster [3])

Sebuah penelitian pada hampir 42.000 orang di 36 negara dan mengungkapkan hubungan positif antara beberapa faktor psikologis tersebut dan kesuksesan dalam kehidupan pribadi dan pekerjaan (Stein dan Book, [4]). Ini menunjukkan bahwa seorang karyawan juga akan berhasil jika di dalam diri mereka terbentuk nilai-nilai yang tinggi. Tes psikologi akan mengajukan beberapa pertanyaan sederhana namun jawabannya akan cukup mewakilkan kepribadian, kecerdasan emosional, serta potensi yang dimiliki seseorang. Data tes dan hasil tes psikologi biasanya dihimpun dalam kertas atau dalam aplikasi komputer berupa tabel yang memuat data dan nilai dari masing-masing peserta tes. Penilaian dan pertimbangan dari hasil tes psikologi harus dilakukan secara berhati-hati dan dengan metode yang tepat.

         Melihat kondisi seperti di atas, maka kiranya diperlukan suatu sistem yang bisa

menyimpan data calon karyawan, hasil tes secara terintegrasi dan kemudian melakukan analisa terhadap hasil tes psikologi tersebut dan memberikan alternatif solusi bagi pihak manajemen dalam pemilihan calon karyawan yang tepat untuk menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan posisi yang dibutuhkan perusahaan. Sistem pendukung keputusan akan menggunakan metode AHP agar para pengambil keputusan akan dengan mudah menentukan urutan calon karyawan berdasarkan nilai

kriteria yang diperoleh dalam proses seleksi. Adanya prosedur ini setidaknya dapat membantu system dalam memproses aktivitas data dalam penyesuaian dengan sistem seleksi yang ada serta memperoleh informasi mengenai proses penerimaan karyawan secara cepat, tepat dan akurat sehingga tidak terjadi pemborosan waktu, biaya dan tenaga kerja untuk mendapatkan karyawan yang dibutuhkan.

B.     Seleksi

Sedangkan menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson [12], yang mengaitkan seleksi dan penempatan menyebutkan bahwa seleksi adalah proses mendapatkan dan mempergunakan informasi mengenai pelamar kerja untuk menentukan siapa yang seharusnya diterima menduduki posisi jangka pendek dan jangka panjang. Permintaan atau kebutuhan sumber daya manusia organisasi di waktu yang akan datang adalah pusat kegiatan perencanaan kepegawaian. Hampir semua perusahaan harus

membuat prediksi kebutuhan – kebutuhan karyawan (paling tidak secara informal) diwaktu yang akan datang, meskipun mungkin tidak perlu mengestimasi sumber – sumber suplainya. Perencanaan permintaan pekerja diartikan sebagai kegiatan penentuan jumlah (kuantitas) dan jenis (kualitas) karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara optimal. Perencanaan permintaan pekerja sehingga diadakan seleksi sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang berasal dari

dalam organisasi maupun berasal dari lingkungan organisasi. Faktor penyebab timbulnya permintaan pekerja antara lain :

1. Perubahan lingkungan eksternal, yaitu perubahan pada teknologi, sosial budaya, politik, peraturan perundang – undangan ekonomi dan pesaing

2. Perubahan organisasional, yaitu perubahan pada rencana strategis, anggaran, usaha dan kegiatan baru, rancangan organisasi dan tugas pekerjaan

3. Perubahan angkatan kerja karena para pekerja perusahaan pensiun, penempatan, pemberhentian, kematian dan absensi.