BAB 10
MANAJEMEN SUMBER
INFORMASI (IRM)
10.1 Berbagai
Pandangan Tentang IRM
1. IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi
adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti
halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang
menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika
skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor
sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau
mewakili sumber-sumber tersebut.
2. IRM MERUPAKAN
CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI
Dari pada
mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak, yang berlaku
untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada tingkat
bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM sebagai
metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang dapat
menghasilkan informasi berkualitas. Dasar dari pandangan ini adalah adanya
keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu
banyak bila hanya dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada
waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem
untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah
mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya
DSS.
3. IRM SEBAGAI
MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena
sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada
sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika
perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan
sebagainya.hal ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk
percaya bahwa informasinya telah dikelola, pada kenyataanya tidak kelola.
Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang hal ini akan
menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut
yaitu informasi.
Mehdi
Khosrowpour mengemukakan bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber
informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus
dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional
dominan yang lain, seperti orang, bagan, keuangan, peralatan, dan manajemen.
Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap
semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia,
agar keduanya dapat mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola
informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama.
10.2 Informasi
Sebagai Sumber Strategis
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam
lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok,
pemerintah, dan pesaing. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik
dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan
pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan
perusahaan dengan pesaingnya.
Tujuan utama dari perusahaan adalah menghasilkan keuntungan
dan memelihara operasi kerjanya, sehingga dapat terus memberikan produk dan
pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus
menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh
lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun
yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif
berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.
Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat
menghasilkan keuntungan kompetitif. Dengan cara memfokuskan para pelanggan
& membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara
perusahaan dan elemen lingkungannya. Arus Informasi antara perusahaan dan
pelanggan :
1. Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
2. Informasi yang menerangkan penggunaan produk
3. Informasi yang menerangkan kepuasan produk
10.3 Perencanaan
Strategis Untuk Sumber-sumber Informasi
Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk
mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih
dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan
harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan
sumber-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan
datang dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information
Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara
tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencana untuk sumber-sumber
informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung
pencapaian tujuan perusahaan.
Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan
mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan
penggunaan komputer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan
pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secara bertahap.
Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan
perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber
informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan. Perencanaan yang digunakan
Top Down :
a) BSP IBM (Business System Planning)merupakan
Pendekatan studi total, Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan
informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.
b) CSF (Critical Success Factor), merupakan
Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang
nenentukan keberhasilan dan kegagalan
c) Transformasi susunan strategis,
merupakan Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan,
batasan, strategi perencanaan sistem.
Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi
menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM
10.4 Manajemen
dan Strategi End User Computing
Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi
perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi
pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian
sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk
mikrokomputer. Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan
oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus.
Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah
dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber
luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Selain
itu juga ada yang mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.
Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah
sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . Salah satu study pertama
mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan
Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200
end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis yaitu:
a) End-User Non-Pemrograman, merupakan Pemakai
(user) hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya
sama sekali, dan hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain.
User ini berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang
lain untuk memberikan bantuan teknis.
b) User Tingkatan Perintah, yaitu Pemakai (user)
yang menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, selain itu juga
menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.
c) Progemmer End-User, yaitu pemakaian (user)
yang dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan.
Karena mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, biasanya menghasilkan
informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai
jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.
d) Personel Pendukung Fungsional, merupakn Pemakai
yang ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan
komputer. Dan mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit
pelayanan informasi.
e) Personel Pendukung Komputerisasi End-User,
yaitu Spesialis informasi yang ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun
membantu end-user dalam pengembangan sistem.
f) Programmer DP, merupakan golongan programer
khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan
dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan
harga kontrak. Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk
menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan
output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang
sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes
Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario, dalam
study mereka terhadap 272 end-user. Mereka membatasi klasifikasi mereka
terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:
1. User tingatan perintah
2. Pemrograman end-user
3. Personel pendukung fungsional
Tugas
perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang
memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam
penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa
penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.
Suatu
strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi,
ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini
harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang
telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan
informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk
mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi
tersebut.
Referensi
1. http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/manajemen-sumber-informasi-irm-2/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar