SIKLUS PENGELUARAN

SIKLUS PENGELUARAN

Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pengeluaran barang dan jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk enghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari 1 tahun atau sediaan dan surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu satu tahun atau kurang. Jasa yag diperoleh perusahaan juga dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

1.   Yang hanya menghasilkan manfaat satu tahun atau kurang (jasa personel, bunga, asuransi,     iklan) 

2.   Jasa yang menghasilakn manfaat lebih dari satu tahun (aktiva tak berwujud)

Umumnya transaksi besar yang membentuk siklus pengeluaran dalam perusahaan      terdiri dari:

1. Transaksi pembelian

2. Transaksi pengeluaran kas

Sistem pengeluaran terdiri dari berbagai sistem informasi berikut ini:

     1.   Sistem pembelian, yang terdiri dari prosedur:

     a.      Prosedur permintaan pembelian

     b.      Prosedur order pembelian

     c.      Prosedur penerimaan brang

     d.      Prosedur penyimpanan barang

     e.      Prosedur pembuatan bukti kas keluar

     f.      Prosedur pencatatan uang

2.  Sistem pengeluaran kas, yang terdiri dari jaringan prosedur:

     a.      Prosedur pembayaran bukti kas keluar

     b.      Prosedur pencatatan pengeluaran kas

Perlakuan Akuntansi terhadap Transaksi Pembelian

       1. Aktivitas Pengendalian  - Transaksi Pembelian

Aktivitas pengendalian dari suatu perusahaan yang relevan dengan tujuan audit spesifik untuk transaksi pembelian, dengan mengidentifikasi beberapa dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan transaksi pembelian secara kredit. Pembahasan tentang fungsi-fungsi ini juga mencakup bagaimana prosedur pengendalian terjali sedemikian rupa untuk mengurangi resiko salah saji dalam asersi-asersi laporan keuangan yang dipengaruhi oleh transaksi pembelian. Diantara aktivitas pengendalian yang dibahas adalah pemisahan tugas, pengedalian fisik, pengendalian manajemen, dan pengendalian akuntansi komputer. Pertimbangan akan diberikan kepada prosedur yang digunakan auditor untuk memperoleh dan memdokumentasikan pemahaman atas pengendalian internal, serta melakukan pengujian pengendalian yang digunakan dalam membuat penilaian akhir atas resiko pengendalian untuk transaksi pembelian.

2. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dan tanggung jawab setiap fungsi dalam transaksi pembelian adalah sebagai berikut:

1.    Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan perminttan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.    Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mempeoleh mengenai informasi harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih.

3.    Fungsi Penerimaan Barang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan atas jenis, mutu, dam kuantitas brang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Selain itu, juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pebeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.    Fungsi Pencatatan Utang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utanag atau menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu utang.

5.    Fungsi Akuntansi Biaya

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat sediaan dan aktiva tetap.

6.    Fungsi Akuntansi Umum

7.    Fungsi Penerima Kas

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur:

1.    Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2.    Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3.    Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4.    Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok pilihan.

5.    Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.    Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7.    Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

8.    Fungsi akuntansi memnerima faktur dari pemasokdan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul atas transaksi pembelian.

3. Dokumen dan Catatan yang Umum dalam Transaksi Pembelian

Sejumlah dokumen dan catatan umum yang tercakup dalam siklus pengeluaran- transaksi pembelian adalah sebagai berikut:

1.        Surat permintaan pembelian

2.        Surat permintaan otorisasi investasi

3.        Surat permintaan otorisasi reparasi

4.        Surat permintaan penawaran harga

5.        Surat pesanan pembelian

6.        Laporan penerimaan barang

7.        Surat perubahan order pembelian

8.        Bukti kas keluar

9.        Faktur penjual/pemasok

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

1.      Register bukti kas keluar

2.      Jurnal pembelian

3.      Buku pembantu utang

4.      Buku pembantu sediaan

Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut:

1.      Pengajuan pembelian.

Suatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga yang independen. Banyak perusahaan memisahkan subfungsi- subfungsi untuk transaksi dalam jumlah dolar tertentu. Permitaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang meliputi:

a.       Pencantuman nama pemasok yang telah disetujui.

Proses menyetujui pemassok yang akan mengirimkan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting, terutama dalam sistem akuntansi yang mengandalkan pada pengendalian komputer.

b.      Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa.

Permintaan pembelian merupakan awal dari jejak transaksi yang mendokumentasikan bukti dalam mendukung asersi manajemen seperti eksistensi atau kejadian transaksi pembelian. Permintaan pembelian menyediakan bukti tentang tujuan audit yang spesifik. Pengendalian penting yang harus dipertimbangkan perusahaan adalah bahwa seluruh permintaan memenuhi kebijakan otorisasi yang ditetapkan oleh perusahaan.

c.       Pembuatan besarnya pesanan pembelian.

Departemen pembelian mempunyai kewenangan untuk menerbitkan pesanan pembelian hanya setelah menerima permintan pembelian yang disetujui dengan benar. Pembuatan pesanan pembelian merupakan kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi. Peran pembelian adalah untuk memastikan sumber pasokan terbaik dan untuk baran-barang yang penting, mendapatkan harga penawaran yang paling kompetitif.

Pesanan pembelian juga menjadi bagian dari jejak transaksi untuk mendokumentasikan bukti yang mendukung asersi eksistensi atau kejadian pada transaksi pembelian. Pengecekan independen selanjutnya atas disposisi pesanan pembelian untuk review status semua pesanan pembelian terbuka dan belum terpenuhi berkaitan asersi kelengkapan pada transaksi pembelian.

2.      Penerimaan barang dan jasa.

Pesanan pmbelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Penerimaan barang dan jasa ini biasanya mebuktikan bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum dalam pesanan pembelian, menhitung barang, dan memerikasa kemungkinan adanya barang yang rusak. Penerimaan barang dan jasa atau pengiriman fisik barang atau jasa, yang mencakup:

a.       Penerimaan barang

b.      Penyimpanan barang yang diterima untuk perusahaan.

c.       Pengenbalian barang ke pemasok.

3.      Pembuatan laporan penerimaan

Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap pesanan yang diterima, untuk mendokumentasikan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Laporan penerimaaan barang merupakan dokumen penting dalm mendukung asersi eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian. Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan diteruskan ke bagian utang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis.

4.      Penyimpanan barang yang diterima sebagai persediaan

Pemisahan fungsi penyimapanan barang yang diterima sebagai persediaan dari fungsi lainnya yang terlibat dalam pembelian dapat mengurangi terjadinya resiko pembelian yang tidak diotorisasi atau penyalahgunaan barang. Perusahaan harus menyimpan barang di tempat yang aman dengan akses yang terbatas dan diawasi secara memadai.

5.      Pencatatan kewajiban.

Penerimaan barang dan jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bag perusahaan untuk menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual mensyaratkan penetapan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum, yang meliputi:

a.       Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban.

b.      Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat.

Pengendalian atas pencatatan aseri dan asersi/tujuan audit spesifik yang berkaitan meliputi hal-hal berikut:

a.       Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan faktur penjual serta laporan penerimaan barang dan pesanan pembelian yang bersangkutan.

b.      Membandingkan tanngal laporan penerimaan dengan tanggal pencatatan voucher. Kedua tanggal itu harus berada pada periode akuntansi yang sama.

c.       Melaksanakn pengecekan yang independen atas keakuratan matematis dari setiap voucher dan faktur pemasok pendukungnya.

d.      Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan diikhtisarkan secara tepat dalam catatan akuntansi.

e.       Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban perusahaan dengan cara menunjuk seseorang untuk meberi persetujuan atas pembayaran voucher.

f.       Meberikan kode atas distribusi akun, dengan menunjukkan akun aktiva atau beban yang harus didebet, ke voucher tersebut.

g.      Dokumen pendukung harus segara distempael, dilubangi, atau dibubuhi tanda lainnya agar dokumen tersebut tidak bisa digunakan lagi untuk mengajukan permintaan pembayaran.

Referensi :

1.  http://tiasaccountingworld.blogspot.com/2013/09/audit-atas-siklus-pengeluaran.html