SIKLUS KEUANGAN

SIKLUS KEUANGAN

Manajemen keuangan dimulai dengan tujuan yang jelas proyek. Tujuan ini digunakan untuk mengembangkan sebuah rencana tindakan untuk mencapai mereka - rencana yang realistis, dapat dinilai dan merupakan cara yang paling efisien untuk mencapai tujuan. Rencana ini diterjemahkan ke dalam anggaran yang memberikan sumber daya untuk setiap aktivitas - penyusunan anggaran akan memberikan informasi tambahan tentang setiap aktivitas yang dapat menyebabkan rencana harus diubah. Ketika ini bagian dari siklus selesai, akan ada anggaran singkat yang mengalokasikan sumber daya untuk setiap aktivitas. Tujuannya adalah untuk membuat anggaran yang akan sedekat mungkin dengan operasi proyek yang sebenarnya.

Ketika proyek dimulai, akuntansi juga dimulai. Catatan akuntansi dan laporan pada semua transaksi keuangan. Ada dua jenis akuntansi - akuntansi organisasi formal yang dilakukan oleh bagian akuntansi organisasi dan manajemen akuntansi dilakukan oleh manajer proyek. Secara periodik, seluruh proyek, manajer transfer informasi dari laporan akuntansi ke dalam anggaran. Selama fase ini manajer terus menerus membandingkan proyeksi anggaran dengan hasil aktual dari akuntansi. Kegiatan ini dapat menyebabkan intervensi manajemen dalam proyek untuk menangani bidang-bidang yang menjadi perhatian.

Akhirnya, pada akhir proyek, manajer bersama dengan personil akuntansi akan menghasilkan serangkaian laporan hasil keuangan proyek. Laporan-laporan ini akan dimasukkan ke dalam laporan keseluruhan proyek dan memberikan informasi berharga untuk membantu dalam pengembangan proyek-proyek masa depan.

Siklus ini memproses dua kejadian ekonomi, perolehan kapital dan penggunaan kapital untuk memperoleh pemilikan. Sistem aplikasi dalam siklus keuangan yaitu :

1.     Sistem Pemilikan.

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan kepemilikan adalah kekuasaan yang didukung secara sosial untuk memegang kontrol terhadap sesuatu yang dimiliki secara eksklusif dan menggunakannya untuk tujuan pribadi. Jadi sistem pemilikan adalah sebuah komponen atau elemen yang dimiliki secara eksklusif serta memegang kontrol terhadap sesuatu.

2.    Sistem Catatan Jurnal.

pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan.

3.    Sistem Pelaporan Keuangan.

Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan adalah bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:

·         Laporan neraca.

·         Laporan laba/rugi.

·         Laporan Perubahan Ekuitas.

·         Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa

·         Laporan arus kas atau Laporan arus dana.

Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan.

Referensi :

1.   http://darisblogs.blogspot.com/2013/11/aplikasi-siklus-produksi-keuangan.html

2.   http://indrathebandit.blogspot.com/2012/11/bab-6-aplikasi-siklus-produksi-keuangan.html

SIKLUS PRODUKSI

SIKLUS PRODUKSI

Siklus Produksi  adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan dataterkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1.       Perancangan Produk

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

Dokumen dan prosedur:

Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama :

 Daftar bahan baku

Daftar operasi

Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk ?

Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba.

Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan informasi mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang terkait dengan berbagai alternatif desain produk.

Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.

2.       Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpamenimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Apakah dua metode yang biasa dari perencanaan produksi ?

1.       Perencanaan sumber daya produksi (MRP-II)

MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencarikeseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan.

2.       Sistem produksi Just-in-time (JIT)

Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barangdalam proses, dan barang jadi.

Dokumen, formulir dan prosedur:

Jadwal induk produksi (MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan.

Permintaan bahan baku mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan.

Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan dalamdalam kartu perpindahan.

Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perencanaan dan penjadwalan?

Akuntan harus memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan.Para akuntan juga dapat membantu perusahaan memilih antara MRP-II atau JIT untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan.

3.       Produksi Aktual dari Produk.

Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan. Salah satunya dengan menggunakan computer-integrated manufacturing (CIM). Computer-IntegratedManufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, sepertirobot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.‡

Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

1. Bahan baku yang digunakan

2. Jam tenaga kerja yang digunakan

3. Operasi mesin yang dilakukan

4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

5. Akuntansi  Biaya

Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

a. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan     penilaian kinerja darioperasi produksi

b. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkanharga serta keputusan bauran produk.

c. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk    menghitung persediaanserta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Dua jenis sistem akuntansi biaya

1. Harga pokok pesanan

2. Harga pokok proses

Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu. Perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi.Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metodeyang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data.

APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PRODUKSI

Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi property/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan- perusahaan manufaktur. Hanya sediklit kemungkinan adanya siklus produksi sebagai suatusiklus yang terpisah, dalam sebuah perusahaan non-manufaktur, tetapi hamper sebagian besar  perusahaan mempunyai persediaan dan mengelola beberapa bentuk aktivitas produktif,seperti menjual barang dan jasa. Jadi, prinsip-prinsip pengendalian produksi relevan untuk sebagian besar organisasi.

1.  Pengendalian Produksi

System akuntansi biaya berfokus pada pengelolaan persediaan manufacturing: bahan baku, barang dalam proses, dan produk selesai. Job costing merupakan prosedur dimana biaya didistribusikan ke pekerjaan atau order produksi tertentu. Ini membutuhkan system pengendalian order produksi.

Dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi (process costing), biaya dikumpulkandalam proses atau departemen berdasarkan periode (hari, minggu, atau bulan). Pada setiapakhir periode, biaya setiap proses dibagi berdasarkan unit yang diproduksi untuk mencari biaya rata-rata per unit. Process costing digunakan jika tidak mungkin atau tidak memuaskanuntuk mengidentifikasikan banyak pekerjaan atau perkumpulan produksi. Klasifikasi proses  atau departemen dapat dirancang sesuai dengan distribusi biaya atau tujuan pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung tujuan-tujuan akuntansi biaya proses dan pengendalian produksi dengan order berulang. “Biaya” baik dalam job maupun process costing dapat berupa biaya actual atau biaya yang ditetapkan terlebih dahulu (contoh:biaya standar).System akuntansi biaya meliputi baik pengendalian produksi maupun persediaan; keduanya sangat berkaitan dengan masukan order, penagihan, penggajian, pengiriman, dan prosedur- prosedur pembelian. Pengendalian intern atas persediaan dan produksi didasarkan padafungsi-fungsi terpisah dan catatan-catatan dasar dan dokumentasi, seperti order produksi,formulir-formulir permohona bahan, dan kartu jam kerja. Perlindungan terhadap persediaan dari pencurian fisik meliputi pengamanan terhadap persediaan seperti juga dilakukannya perhitungan fisik periodic dan pengujian terhadap catatan secara independen.

2.   Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan,tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harusditetapkan. Titik order ulang adalah tingkat persediaan dimana harus dilakukan order tambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Penentuan titik order ulangmensyaratkan dilakukan analisis permintaan produk, biaya setup pengorderan atau produksi,lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penjualan atau penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien. Karena tujuan pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, keputusan penting yang harus di buat adalah besarnya kuantitas ekonomis setiap order pembelian; yang disebut economicorder quantity (EOQ). Kuantitas order ulang harus sama dengan carrying cost dan totalordering cost.

3.  Produksi Just In Time (JIT)

Produksi just in time (JIT) adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan system produksidimana barang-barang hanya diproduksi hanya sesuai dengan kebutuhan operasi mendatang.System JIT berbeda dengan system produksi konvensional dimana persediaan barang dalam proses, bahan baku, dan produk jadi diminimalkan atau bahkan dieliminasisecara total.Persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan produk  jadiditunjukkan dengan kotak-kotak terputus-putus. Persediaan digunakan sebagai cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan menganalisis operasi secara seksama untuk membuat tingkat produksi konstan yang menyeimbangkan masukan dan keluaran untuk setiap setiap tahap produksi. Produksi JIT juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Karena persediaan diminimalkan, produksi yang cacat haruss segeradikoreksi agar alur produksi alur produksi yang konstantetap terjaga. Para pemasok menjamin pengiriman barang tanpa cacat secara tepat waktu sehingga dapat segera dimasukkan dalam produksi, tidak harus ditempatkan terlebih didalam persediaan bahan baku.Manfaat keuangan dari produksi JIT secara umum berasal dari pengurangan tingkat persediaan secara keseluruhan. Ini mengurangi total investasi perusahaan dalam persediaan.Biaya-biaya penyimpanan dan penanganan persediaan, keuangan, ruang penyimpanan dan beban keuangan terhadap total biaya persediaan turun, mungkin sangad mencolok. Manfaatlain dalam meliputi biaya tenaga kerja yang turun karena rancang ulang alur produksi yangkonstan, diskon kuantitas dari pemasok yang sebaliknya menerima kontrak jangka panjangdari perusahaan, dan peningkatan kualitas produksi dan pengurangan biaya limbah dan barang rusak yang berkaitan.

4.    Aktivitas Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Siklus hidup produk manajemen (atau PLCM) adalah suksesi strategi yang digunakan oleh manajemen bisnis sebagai produk berjalan melalui siklus hidup-nya. Kondisi di mana suatu produk dijual (iklan, saturasi) perubahan dari waktu ke waktu dan harus dikelola sebagai bergerak melalui tahap suksesi nya.

Siklus hidup produk (PLC) Seperti manusia, produk juga memiliki busur. Dari lahir sampai mati, manusia melewati berbagai tahap misalnya kelahiran, pertumbuhan, kematangan, penurunan dan kematian. Sebuah siklus hidup serupa terlihat dalam hal produk. Siklus hidup produk berjalan melalui beberapa tahap, melibatkan disiplin profesional banyak, dan membutuhkan banyak keterampilan, alat dan proses. Siklus hidup produk (PLC) harus dilakukan dengan kehidupan sebuah produk di pasar sehubungan dengan bisnis / komersial dan biaya langkah-langkah penjualan. Untuk mengatakan bahwa suatu produk memiliki siklus hidup adalah untuk menegaskan tiga hal:

Produk memiliki hidup yang terbatas,

Penjualan produk melalui tahap yang berbeda, masing-masing tantangan yang berbeda berpose, peluang, dan masalah kepada penjual,

Produk memerlukan pemasaran yang berbeda, pembiayaan, manufaktur, pembelian, dan strategi sumber daya manusia di setiap tahap siklus hidup.

Empat tahap utama siklus hidup produk dan karakteristik yang menyertainya adalah:

1.   Pasar tahap pengenalan

·  biaya sangat tinggi

·  penjualan lambat untuk memulai

·  sedikit atau tidak ada persaingan

·  permintaan harus dibuat

·  pelanggan harus diminta untuk mencoba produk

·  membuat uang pada tahap ini

2. Pertumbuhan tahap

·  mengurangi biaya karena skala ekonomi

·  volume penjualan meningkat secara signifikan

·  mulai meningkat

·  meningkatkan kesadaran publik

·  kompetisi mulai meningkat dengan pemain baru dalam membangun pasar

·  persaingan yang meningkat menyebabkan penurunan harga

3. Kematangan tahap

·  biaya diturunkan sebagai akibat dari volume produksi meningkat dan mengalami efek kurva

·  puncak volume penjualan dan kejenuhan pasar tercapai

·  peningkatan pesaing memasuki pasar

·  harga cenderung turun karena proliferasi produk yang bersaing

·  merek dan diversifikasi fitur ditekankan untuk memelihara atau meningkatkan pangsa pasar

·  Keuntungan industri turun

4. Aturasi dan tahap penurunan

·  biaya menjadi kontra-optimal

·  penurunan volume penjualan

·  harga, mengurangi profitabilitas

·  keuntungan menjadi lebih tantangan produksi / distribusi efisiensi dari penjualan meningkat

-          Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi

Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalamkeputusan mengenai hal-hal berikut ini:

1.     Bauran produk

2.    Penetapan harga produk

3.    Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

4.    Manajemen Biaya

-          Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1.     Perancangan Produk

2.    Perencanaan dan Penjadwalan

3.    Operasi Produksi

4.    Akuntansi Biaya

Ø  Perancangan Produk (Aktivitas1)

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaandalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.Perencanaan dan

Ø  Penjadwalan (aktivitas2)

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.Operasi Produksi (Aktivitas 3)

Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer, untuk mengurangi biaya produksi. Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai  4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

1. Bahan baku yang digunakan

2. Jam tenaga kerja yang digunakan

3. Operasi mesin yang dilakukan

4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadiAkuntansi Biaya (Aktivitas 4)

Ø  Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja darioperasi produksi

2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkanharga serta keputusan bauran produk.

3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaanserta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Pengendalian:

Tujuan,Ancaman, dan Prosedur

Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :

1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

-          Apakah ancaman-ancamannya ?

 Transaksi yang tidak diotorisasi

  Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

 Kesalahan pencatatan dan posting

 Kehilangan data

Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

-          Apakah prosedur pengendalian itu ?

  Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan

 Otorisasi produksi

  Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong

Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan.Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal.Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

Referensi :

1.  http://darisblogs.blogspot.com/2013/11/aplikasi-siklus-produksi-keuangan.html

SIKLUS PENGELUARAN

SIKLUS PENGELUARAN

Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pengeluaran barang dan jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk enghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari 1 tahun atau sediaan dan surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu satu tahun atau kurang. Jasa yag diperoleh perusahaan juga dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

1.   Yang hanya menghasilkan manfaat satu tahun atau kurang (jasa personel, bunga, asuransi,     iklan) 

2.   Jasa yang menghasilakn manfaat lebih dari satu tahun (aktiva tak berwujud)

Umumnya transaksi besar yang membentuk siklus pengeluaran dalam perusahaan      terdiri dari:

1. Transaksi pembelian

2. Transaksi pengeluaran kas

Sistem pengeluaran terdiri dari berbagai sistem informasi berikut ini:

     1.   Sistem pembelian, yang terdiri dari prosedur:

     a.      Prosedur permintaan pembelian

     b.      Prosedur order pembelian

     c.      Prosedur penerimaan brang

     d.      Prosedur penyimpanan barang

     e.      Prosedur pembuatan bukti kas keluar

     f.      Prosedur pencatatan uang

2.  Sistem pengeluaran kas, yang terdiri dari jaringan prosedur:

     a.      Prosedur pembayaran bukti kas keluar

     b.      Prosedur pencatatan pengeluaran kas

Perlakuan Akuntansi terhadap Transaksi Pembelian

       1. Aktivitas Pengendalian  - Transaksi Pembelian

Aktivitas pengendalian dari suatu perusahaan yang relevan dengan tujuan audit spesifik untuk transaksi pembelian, dengan mengidentifikasi beberapa dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan transaksi pembelian secara kredit. Pembahasan tentang fungsi-fungsi ini juga mencakup bagaimana prosedur pengendalian terjali sedemikian rupa untuk mengurangi resiko salah saji dalam asersi-asersi laporan keuangan yang dipengaruhi oleh transaksi pembelian. Diantara aktivitas pengendalian yang dibahas adalah pemisahan tugas, pengedalian fisik, pengendalian manajemen, dan pengendalian akuntansi komputer. Pertimbangan akan diberikan kepada prosedur yang digunakan auditor untuk memperoleh dan memdokumentasikan pemahaman atas pengendalian internal, serta melakukan pengujian pengendalian yang digunakan dalam membuat penilaian akhir atas resiko pengendalian untuk transaksi pembelian.

2. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dan tanggung jawab setiap fungsi dalam transaksi pembelian adalah sebagai berikut:

1.    Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan perminttan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.    Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mempeoleh mengenai informasi harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang telah dipilih.

3.    Fungsi Penerimaan Barang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan atas jenis, mutu, dam kuantitas brang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Selain itu, juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pebeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.    Fungsi Pencatatan Utang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utanag atau menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu utang.

5.    Fungsi Akuntansi Biaya

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat sediaan dan aktiva tetap.

6.    Fungsi Akuntansi Umum

7.    Fungsi Penerima Kas

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur:

1.    Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2.    Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3.    Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4.    Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok pilihan.

5.    Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.    Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7.    Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

8.    Fungsi akuntansi memnerima faktur dari pemasokdan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul atas transaksi pembelian.

3. Dokumen dan Catatan yang Umum dalam Transaksi Pembelian

Sejumlah dokumen dan catatan umum yang tercakup dalam siklus pengeluaran- transaksi pembelian adalah sebagai berikut:

1.        Surat permintaan pembelian

2.        Surat permintaan otorisasi investasi

3.        Surat permintaan otorisasi reparasi

4.        Surat permintaan penawaran harga

5.        Surat pesanan pembelian

6.        Laporan penerimaan barang

7.        Surat perubahan order pembelian

8.        Bukti kas keluar

9.        Faktur penjual/pemasok

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

1.      Register bukti kas keluar

2.      Jurnal pembelian

3.      Buku pembantu utang

4.      Buku pembantu sediaan

Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut:

1.      Pengajuan pembelian.

Suatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga yang independen. Banyak perusahaan memisahkan subfungsi- subfungsi untuk transaksi dalam jumlah dolar tertentu. Permitaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang meliputi:

a.       Pencantuman nama pemasok yang telah disetujui.

Proses menyetujui pemassok yang akan mengirimkan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting, terutama dalam sistem akuntansi yang mengandalkan pada pengendalian komputer.

b.      Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa.

Permintaan pembelian merupakan awal dari jejak transaksi yang mendokumentasikan bukti dalam mendukung asersi manajemen seperti eksistensi atau kejadian transaksi pembelian. Permintaan pembelian menyediakan bukti tentang tujuan audit yang spesifik. Pengendalian penting yang harus dipertimbangkan perusahaan adalah bahwa seluruh permintaan memenuhi kebijakan otorisasi yang ditetapkan oleh perusahaan.

c.       Pembuatan besarnya pesanan pembelian.

Departemen pembelian mempunyai kewenangan untuk menerbitkan pesanan pembelian hanya setelah menerima permintan pembelian yang disetujui dengan benar. Pembuatan pesanan pembelian merupakan kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi. Peran pembelian adalah untuk memastikan sumber pasokan terbaik dan untuk baran-barang yang penting, mendapatkan harga penawaran yang paling kompetitif.

Pesanan pembelian juga menjadi bagian dari jejak transaksi untuk mendokumentasikan bukti yang mendukung asersi eksistensi atau kejadian pada transaksi pembelian. Pengecekan independen selanjutnya atas disposisi pesanan pembelian untuk review status semua pesanan pembelian terbuka dan belum terpenuhi berkaitan asersi kelengkapan pada transaksi pembelian.

2.      Penerimaan barang dan jasa.

Pesanan pmbelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Penerimaan barang dan jasa ini biasanya mebuktikan bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum dalam pesanan pembelian, menhitung barang, dan memerikasa kemungkinan adanya barang yang rusak. Penerimaan barang dan jasa atau pengiriman fisik barang atau jasa, yang mencakup:

a.       Penerimaan barang

b.      Penyimpanan barang yang diterima untuk perusahaan.

c.       Pengenbalian barang ke pemasok.

3.      Pembuatan laporan penerimaan

Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap pesanan yang diterima, untuk mendokumentasikan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Laporan penerimaaan barang merupakan dokumen penting dalm mendukung asersi eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian. Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan diteruskan ke bagian utang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis.

4.      Penyimpanan barang yang diterima sebagai persediaan

Pemisahan fungsi penyimapanan barang yang diterima sebagai persediaan dari fungsi lainnya yang terlibat dalam pembelian dapat mengurangi terjadinya resiko pembelian yang tidak diotorisasi atau penyalahgunaan barang. Perusahaan harus menyimpan barang di tempat yang aman dengan akses yang terbatas dan diawasi secara memadai.

5.      Pencatatan kewajiban.

Penerimaan barang dan jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bag perusahaan untuk menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual mensyaratkan penetapan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum, yang meliputi:

a.       Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban.

b.      Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat.

Pengendalian atas pencatatan aseri dan asersi/tujuan audit spesifik yang berkaitan meliputi hal-hal berikut:

a.       Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan faktur penjual serta laporan penerimaan barang dan pesanan pembelian yang bersangkutan.

b.      Membandingkan tanngal laporan penerimaan dengan tanggal pencatatan voucher. Kedua tanggal itu harus berada pada periode akuntansi yang sama.

c.       Melaksanakn pengecekan yang independen atas keakuratan matematis dari setiap voucher dan faktur pemasok pendukungnya.

d.      Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan diikhtisarkan secara tepat dalam catatan akuntansi.

e.       Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban perusahaan dengan cara menunjuk seseorang untuk meberi persetujuan atas pembayaran voucher.

f.       Meberikan kode atas distribusi akun, dengan menunjukkan akun aktiva atau beban yang harus didebet, ke voucher tersebut.

g.      Dokumen pendukung harus segara distempael, dilubangi, atau dibubuhi tanda lainnya agar dokumen tersebut tidak bisa digunakan lagi untuk mengajukan permintaan pembayaran.

Referensi :

1.  http://tiasaccountingworld.blogspot.com/2013/09/audit-atas-siklus-pengeluaran.html